POLITEKNIK MUKAH, SARAWAK
PMU-PE-PS-10
PENGURUSAN PENYELENGGARAAN
INFRASTRUKTUR
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
JAWATAN
KETUA UNIT
PEMBANGUNAN DAN
PENGURUSAN FASILITI
TIMBALAN PENGARAH
(SOKONGAN AKADEMIK)
TARIKH
13 FEBRUARI 2024 13 FEBRUARI 2024
REKOD PINDAAN
No. Dokumen
PMU-PE-PS-10
Tajuk Dokumen
Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur
Bil.
Keluaran
No.
Pindaan
Keterangan Pindaan
Tarikh
Kuatkuasa
1
01
02
5.1.3 Prosedur no.13 Jika kerosakan perlu dibaiki
oleh pembekal, laporkan kepada Jurutera ditukar
kepada Setelah penilaian dilaksanakan, kerosakan
yang dilaporkan memerlukan pembaikan daripada
pembekal luar dan seterusnya ke proses perolehan
(PMU-PE-PS-04).
Prosedur no.14 Membuat perolehan perkhidmatan
pembekal mengikut pekeliling yang sedang
berkuatkuasa selepas mendapat kelulusan Jurutera
ditukar kepada Membuat perolehan perkhidmatan
pembekal mengikut kerosakan yang telah dinilai.
Prosedur no.15 Memaklumkan nama pembekal
kepada Jurutera ditukar kepada Kerja-kerja
pembaikan dilakukan selepas pembekal dilantik.
Prosedur 18 a Jika masih tidak memuaskan, minta
pembekal membuat pembaikan semula ditukar
kepada Selepas penilaian, Jika masih tidak
memuaskan, minta pembekal membuat pembaikan
semula.
13.02.2024
2
01
02
5.4 Prosedur 25 a Pembaikan dalam dihapuskan.
13.02.2024
3
01
02
5.4.2 Prosedur 33 Mendapatkan anggaran kos
daripada bengkel luar yang berdaftar ditukar
kepada Mendapatkan kajian pasaran dari agensi
teknikal sekiranya anggaran kerosakan melebihi
daripada tatacara penyelenggaraan kenderaan
dan kajian pasaran dilakukan untuk
mendapatkan anggaran kos pembelian alat ganti
kenderaan. (Prosedur 27 pindaan 02)
13.02.2024
4
01
02
5.4.2 Prosedur 36,37,38, 39, 41 dan 42 dihapuskan.
13.02.2024
5
01
02
Carta alir untuk kerosakan boleh dibaiki terus,
kerosakan yang boleh dibaiki terus-memerlukan alat
ganti, keroskan yang boleh dibaiki tetapi
memerlukan perolehan alat ganti, keroskan yang
boleh dibaiki oleh khidmat kontraktor/pembekal luar,
penyelenggaraan berkal peralatan, melaksanakan
kerja-kerja penyelenggaraan – tidak ekonomik untuk
dibaiki dan urusan penyelenggaraan kenderaan
ditukat kepada sat u carta alir dibawah Pengurusan
Penyelenggaraan Infrastruktur.
13.02.2024
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 4 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
1.0
OBJEKTIF
Prosedur ini adalah untuk memberi panduan bagi memastikan pengurusan penyelenggaraan
peralatan dan infrastruktur adalah 100% dilaksanakan mengikut jadual perancangan yang
ditetapkan supaya proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP) berjalan dengan
sempurna dan lancar.
2.0
SKOP
Prosedur ini dipraktikkan oleh Politeknik Mukah untuk menguruskan penyelenggaraan
peralatan dan infrastruktur yang merangkumi bangunan, kawasan kerja dan kemudahan yang
berkaitan.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual EOMS: Rujuk Klausa Berkaitan
3.2
Standard ISO 21001: 2018
3.3
PMU-PE-PS-04: Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan
3.4
Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor, Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kementerian Kewangan Malaysia yang
terkini.
3.5
Arahan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia yang terkini.
3.6
Manual Peralatan
4.0
DEFINISI
JKPAK
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan
UPPF
Unit Pembangunan & Penyelenggaraan Fasiliti
Jurutera
Pegawai yang dilantik untuk menyelaraskan penyelenggaraan dan
pembaikan bangunan, infrastruktur dan kemudahan kerja yang berkaitan
termasuk perkhidmatan sokongan di Politeknik Mukah
Penyelaras Aset
Jabatan / Unit
Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menyelaras dan
menguruskan Aset Alih Jabatan / Unit.
Penyelaras
Perolehan
Jabatan / Unit
Penyelaras Perolehan Jabatan / Unit ialah pegawai yang dilantik untuk
menguruskan perolehan di Jabatan / Unit.
Penyelia BMB
Pensyarah yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan bengkel
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 5 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
/ makmal / bilik kuliah dan peralatan yang terdapat di dalamnya.
Penolong Jurutera
Pelukis Pelan (Kejuruteraan Awam)/ Penolong Jurutera, Gred JA29/30
yang dilantik oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.
Pemandu
Pemandu yang dilantik oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.
Pembekal
Pembekal ialah syarikat / kontraktor luar yang dilantik oleh Politeknik
melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan /
perkhidmatan.
Peralatan Jabatan
/ Unit
Peralatan yang terdapat di Jabatan / Unit
Infrastruktur
Infrastruktur merangkumi kemudahan dan bangunan.
Peralatan
Infrastruktur
Merangkumi peralatan / kenderaan / kemudahan sokongan yang
diperlukan untuk menjalankan kerja dan proses pembelajaran dan
pengajaran.
Penyelenggaraan
Penyelenggaraan ialah kerja-kerja penyelenggaraan dan pembaikan
kerosakan peralatan dan infrastruktur.
Penyelenggaraan
Berkala
Kerja-kerja penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa,
menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal
secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.
Penyelenggaraan
Kenderaan
Kerja-kerja penyelenggaraan yang diambil untuk memeriksa, menservis,
membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal kenderaan
secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.
Penyelenggaraan
Pembaikan
(Corrective
Maintenance)
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dilaksana untuk membaiki atau
mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi
mengikut piawaian yang ditetapkan.
e-Senggara
Sistem aduan kerosakan atas talian
BKBK
Borang Kebenaran Membawa Keluar Alat
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 6 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
5.0
PROSEDUR KERJA
TANGGUNG
JAWAB
KLAUSA
TINDAKAN
5.1 Pengurusan Kerosakan Peralatan / Penyelenggaraan Pembaikan Peralatan
Pengadu
(Semua
Pegawai)
7.1.3
Kemudahan
7.1.3.1
Kemudahan
yang memenuhi
keperluan
pelajar
7.4.2
Komunikasi
dalaman dan
luaran
7.5 Maklumat
didokumentasi
kan
1. Membuat laporan kerosakan peralatan dengan mengisi
borang tatacara aset yang sedang berkuatkuasa.
2. Menyerahkan borang laporan kerosakan kepada
Penyelaras Aset Jabatan/ Unit/ Penolong Jurutera/
Penyelia BMB.
3. Membuat laporan kerosakan dengan mengisi Sistem e-
Senggara PMU (dalam talian).
Jurutera
4. Ketua Unit menerima aduan daripada warga PMU secara
dalam talian dan mengagihkan aduan kepada Penolong
Jurutera.
Penolong
Jurutera
5. Meneliti aduan yang diterima dalam masa tiga (3) hari
bekerja dan mengkategorikan aduan kepada:
a. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus
b. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan
Perolehan Alat Ganti
c. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Kontraktor Luar
d. Kerosakan yang tidak ekonomik untuk dibaiki
5.1.1 Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus
Penolong
Jurutera
7.1.3
Kemudahan
7.1.3.1
Kemudahan
yang memenuhi
keperluan
pelajar
6. Membaiki kerosakan tersebut dalam tempoh lima belas (15)
hari bekerja.
Penolong
Jurutera
7. Merekod tindakan ke dalam Sistem e-Senggara setelah
kerosakan dibaiki dan menutup aduan.
8. Menerima makalumbalas daripada Penolong Jurutera
setelah aduan dibaiki.
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 7 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
Pengadu
7.4.2
Komunikasi
dalaman dan
luaran
7.5 Maklumat
didokumentasi
kan
Penyelaras
Aset Jabatan
/ Unit
9. Merekod tindakan ke dalam borang tatacara aset yang
sedang berkuatkuasa setelah kerosakan dibaiki.
5.1.2 Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti
Jurutera
7.4.2
Komunikasi
dalaman dan
luaran
10. Mengarahkan Pegawai Perolehan membuat perolehan alat
ganti mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa.
Penolong
Jurutera/
Penyelaras
Perolehan
UPPF
11. Membuat perolehan alat ganti.
Penolong
Jurutera
12. Melaksanakan tindakan (6 hingga 9).
5.1.3 Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal
Penolong
Jurutera
7.4.2
Komunikasi
dalaman dan
luaran
8.4.2 Jenis dan
takat kawalan
13. Setelah penilaian dilaksanakan, kerosakan yang dilaporkan
memerlukan pembaikan daripada pembekal luar dan
seterusnya ke proses perolehan (PMU-PE-PS-04).
Penolong
Jurutera/
Penyelaras
Perolehan
Jabatan/Unit
14. Membuat perolehan perkhidmatan pembekal mengikut
kerosakan yang telah dinilai.
15. Kerja-kerja pembaikan dilakukan selepas pembekal
dilantik.
Jurutera
16. Mengarahkan Penolong Jurutera menyelia kerja-kerja
pembaikan oleh pembekal.
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 8 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
Penolong
Jurutera
8.4.3 Maklumat
penyedia luar
9.1.5 Analisis
dan penilaian
10.1.1 Tindakan
Pembetulan
10.2
Penambahbaika
n Berterusan
17. Menyelia kerja pembaikan oleh pembekal.
18. Melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap kerja
pembaikan yang dijalankan oleh pihak pembekal.
a. Selepas penilaian, Jika masih tidak memuaskan, minta
pembekal membuat pembaikan semula.
b. Jika memuaskan, laksanakan tindakan 7 hingga 9
19. Memaklumkan kepada Penyelaras Perolehan Jabatan/Unit
bahawa kerja-kerja pembaikan kerosakan yang dilakukan
memuaskan untuk urusan pembayaran.
5.2 Penyelenggaraan Berkala Peralatan
Penyelaras
Aset Jabatan
/ Unit /
Penyelia
BMB /
Penolong
Jurutera/
7.5 Maklumat
didokumentasi
kan
20. Menyediakan senarai di dalam borang tatacara aset yang
sedang berkuatkuasa.
Penyelaras
Aset Jabatan
/ Unit /
Penyelia
BMB /
Penolong
Jurutera
Penyelaras
Perolehan
Jabatan /
Unit
21. Menyediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala dengan
merujuk kepada manual peralatan yang boleh
diselenggara di Politeknik :
a. Melakukan kerja penyelenggaraan berkala
mengikut jadual.
b. Sekiranya kerja penyelenggaraan memerlukan
perolehan alat ganti, laksanakan proses perolehan.
5.3 Penyelenggaraan Infrastruktur
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 9 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
Semua
Pegawai
7.4.2
Komunikasi
dalaman dan
luaran
22. Melaporkan kerosakan infrastruktur dengan mengisi Sistem
e-Senggara.
Jurutera
23. Melaksanakan tindakan 4 hingga 20.
5.4 Pengurusan Kerosakan Kenderaan
Pemandu
7.4.2
Komunikasi
dalaman dan
luaran
7.1.3.2a
Menentukan,
menyediakan
dan
menyelenggara
kemudahan
yang selamat
(Tatacara
pengurusan
kenderaan)
24. Membuat laporan kerosakan dengan mengisi Sistem e-
Senggara.
Penolong
Jurutera
25. Mengenalpasti kerosakan dan pengesahan sama ada:-
a. Pembaikan luaran (Pembekal luar)
b. Tujuan pelupusan
5.4.2 Pembaikan Luaran (Pembekal Luar)
Penolong
Jurutera
9.1.5 Analisis
dan penilaian
7.4.2
Komunikasi
dalaman dan
luaran
26. Mengisi Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan
(berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset yang
berkuatkuasa).
27. Mendapatkan kajian pasaran dari agensi teknikal sekiranya
anggaran kerosakan melebihi daripada tatacara
penyelenggaraan kenderaan dan kajian pasaran dilakukan
untuk mendapatkan anggaran kos pembelian alat ganti
kenderaan.
28. Mengisikan borang permohonan perolehan bagi pembaikan
kenderaan.
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 10 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
Penolong
Jurutera/
Pemandu
7.5 Maklumat
didokumentasi
kan
8.4.1a Produk
dan
perkhidmatan
daripada
penyedia luar
8.4.2 Jenis dan
Takat Kawalan
29. Mencatatkan pembaikan ke dalam borang tatacara aset
yang sedang berkuatkuasa dan mengemaskini aduan
dalam sistem e-Senggara.
6.0
REKOD EOMS
Bil.
Jenis Rekod
Tempoh
Simpanan
Lokasi
Lampiran
1.
BKBK
1 Tahun
Bilik Peralatan
PMU-PE-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur Page 11 of 11
Keluaran 01 Pin. 02
CARTA ALIRAN KERJA
PROSES KERJA : PENGURUSAN PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR
TAMAT
MULA
Membuat pemeriksaan
kerosakan dan klasifikasi
jenis kerosakan
Terima aduan melalui Sistem
e-Senggara
Agihan kerja kepada JA29
kerosakan
boleh dibaiki
terus
kerosakan boleh
dibaiki tetapi
memerlukan
alat ganti
Memerlukan
kontraktor luar
Tidak ekonomik
untuk dibaiki
Penyelenggaraan/
servis berkala
Perolehan
Baiki terus
Maklum kepada
pelapor/Selesai
POLITEKNIK MUKAH
BORANG KEBENARAN MEMBAWA KELUAR PERALATAN
(Diisi dalam 2 salinan)
BAHAGIAN A : PENGHANTARAN PERALATAN
No. Inventori Alat / No. Siri
:
Nama Alat
:
Model
:
Tarikh Dikeluarkan
:
Pegawai Yang Mengeluarkan
:
Nama Syarikat / Pembekal Yang Menerima
:
Nama Wakil Syarikat
:
No. Kad Pengenalan
:
Tarikh
:
Tandatangan & Cop Syarikat
:
BAHAGIAN B : PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN DARI PEMBEKAL
Pegawai yang menerima
:
Tarikh
:
Catatan :
Tandatangan Penerima
____________________
Tandatangan Wakil Pembekal
__________________________
